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Conditions Générales – Cabinet Halabi & Associés

Bienvenue au Cabinet d’Avocats Halabi & Associés.

Ce document présente de manière claire et structurée l’ensemble des conditions régissant notre collaboration. Il a été conçu pour vous permettre de comprendre facilement nos engagements, nos tarifs, nos formules d’accompagnement et vos droits.

Nous vous invitons à le lire attentivement, il est le fondement de la confiance mutuelle qui guidera notre partenariat.

Notre Mission

Défendre vos intérêts avec rigueur et dévouement

Votre Confiance

Le fondement de chaque collaboration

Notre Excellence

Votre succès est notre priorité absolue

1. Notre Mission : Ce que nous faisons pour vous

Le Cabinet Halabi & Associés s’engage pleinement à défendre vos intérêts à chaque étape de vos démarches juridiques et administratives. Notre intervention couvre un spectre complet de prestations, toujours exercées dans le strict respect de nos règles déontologiques et des exigences du Barreau.

Conseil & stratégie

Analyse de votre situation, conseils personnalisés et élaboration d’une stratégie juridique adaptée à vos objectifs.

Négociation & assistance

Représentation de vos intérêts lors de négociations et assistance à chaque étape de la procédure.

Rédaction & dossiers

Préparation complète de vos dossiers, rédaction de requêtes, conclusions et documents juridiques.

Suivi & représentation

Suivi auprès des administrations et représentation devant les autorités et juridictions compétentes.

2. Votre premier pas : La consultation

Tarifs & Modalités

Consultation = 375 €
Durée : environ 45 minutes.
Montant entièrement déductible de nos honoraires si ouverture du dossier dans les 48 heures de l’envoi de notre email de remerciement.

Pré-paiement

RDV au cabinet : provision de 150 € à la réservation, solde le jour de la consultation
RDV à distance : paiement intégral de 375 € avant la consultation

Modes de consultation disponibles

En personne au cabinet
Par téléphone
Par vidéoconférence

Points Importants

Annulation : Toute annulation doit être effectuée au moins 24 heures avant le rendez-vous. Une consultation non annulée sera intégralement facturée.
Retard : Tout retard sera déduit de votre temps de consultation afin de ne pas pénaliser les autres clients.
Sans rendez-vous : Toute visite impromptue au cabinet est facturée 50 €.

3. Consultations & avis juridiques

2 types de prestations intellectuelles distinctes, conçues pour répondre à des besoins différents. Choisir la bonne formule dès le départ vous garantit une réponse adaptée à votre situation, que celle-ci soit simple ou complexe.

Consultation stratégique – 375 €

Pour qui ?
2 conditions :
1) vous envisagez un accompagnement ET
2) votre situation permet une procédure avec de bonnes chances de succès.

Analyse préalable de votre situation (avant le RDV)
Entretien de 45 minutes avec un avocat spécialisé
Note stratégique écrite avec plan d’action
Documents PDF explicatifs sur chaque option
Proposition d’accompagnement et détail des honoraires

→ 375 € déduits des honoraires si vous ouvrez un dossier.

Avis juridique écrit – 500 € ou 1 000 €

Pour qui ?

Vous souhaitez uniquement des informations, OU
Avez une situation complexe, OU
Un historique administratif chargé (refus, OQT, interdiction d’entrée, SIS…)

Analyse complète de votre situation
Examen de TOUTES vos options de séjour
Document écrit clair avec recommandations
Évaluation des chances de succès

500 € (première demande) | 1 000 € si historique complexe et commande du dossier administratif.
Délai : 10 jours ouvrables après réception du dossier.
→ Montant déduit des honoraires en cas d’ouverture de dossier.

3.3 Comment choisir entre consultation et avis juridique ?

Consultation – 375 €

Choisissez la consultation si :

Vous avez des questions générales sur vos options
Vous êtes prêt(e) à ouvrir un dossier rapidement
Un échange oral vous suffit pour prendre votre décision

Avis Juridique – 500-1 000 €

Choisissez l’avis juridique si :

Votre situation est complexe ou atypique
Vous avez besoin d’un document écrit à transmettre à un tiers
Plusieurs procédures sont envisageables
Vous devez prendre une décision importante avec des enjeux significatifs

En cas de doute, nous vous orientons vers la formule la plus adaptée à votre besoin lors de votre premier contact. N’hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions vous guider.

Dispositions communes aux deux formules

Obligation de moyens : Analyse rigoureuse et conseils conformes au droit en vigueur. Aucun résultat garanti.
Validité & Limites : Basée sur les documents et la législation en vigueur à la date de la consultation. Tout changement ultérieur peut modifier les conclusions.
Confidentialité : Tous les échanges sont couverts par le secret professionnel de l’avocat.
Propriété intellectuelle : L’avis juridique est à usage exclusif du client. Toute diffusion non autorisée est interdite.

4 & 5. Démarrage & acceptation de notre collaboration

Notre collaboration commence formellement une fois que nous avons convenu ensemble de l’objet de la mission et des conditions financières et après versement de la première provision.

Le versement de votre première provision vaut acceptation pleine et entière des présentes conditions générales, de la stratégie proposée dans la note de consultation et des modalités indiquées dans les documents transmis.

Remplacement de la Convention

Le versement de la provision remplace la signature d’une convention d’honoraires formelle. Tout repose sur la confiance et l’acceptation mutuelle. Sur demande, une convention signée peut néanmoins vous être proposée.

Valeur de la Provision

Le paiement de votre première provision confirme votre accord sur l’intégralité des conditions, y compris les honoraires détaillés dans votre note de consultation personnalisée.

Début de Mission

Dès réception de la provision, nous démarrons la phase préparatoire de votre accompagnement (envoi de la liste des documents et onboarding).

5. Nos Formules d’accompagnement : Sécurité & Sérénité

Nous proposons deux formules d’accompagnement complémentaires, conçues pour s’adapter à votre niveau d’autonomie et à la complexité de votre dossier. Quelle que soit la formule choisie, notre objectif reste le même : maximiser vos chances de succès.

Tableau de référence : ce qui est inclus dans chaque offre

LIVRABLE	SÉCURITÉ	SÉRÉNITÉ
– PHASE PRÉPARATOIRE –
Analyse complète du dossier	✅	✅
Liste de documents personnalisée (25 ans de pratique)	✅	✅
Estimation des chances de succès	✅	✅
Réponses aux questions (mail + appel 15 min)	✅	✅
– VÉRIFICATION DES DOCUMENTS –
Vérification exhaustivité + conformité (sous 72h)	✅	✅
Modèles de documents fournis	✅	✅
– CONSTITUTION DU DOSSIER –
Page de garde avec base légale + inventaire	✅	✅
Dossier PDF récapitulatif prêt à introduire	✅	✅
Accompagnement prise de rendez-vous commune	✅	✅
– RÉDACTION ET INTRODUCTION –
Recherches juridiques adaptées au dossier	❌	✅
Rédaction de la demande motivée (sous 5 jours ouvrables)	❌	✅
Relecture interne par Me Halabi	❌	✅
Préparation et introduction du dossier	❌	✅
– SUIVI JUSQU’À LA DÉCISION –
Suivi proactif + relances administration	❌	✅
Réponse aux demandes de documents complémentaires	❌	✅
Communication des décisions	❌	✅
Accompagnement jusqu’à la carte de séjour	❌	✅
– HONORAIRES –
Forfait de base	✅	✅

6. Structure des honoraires

Principe du Forfait avec Maximum d’Heures

Chaque offre d’honoraires comprend un forfait correspondant à un nombre maximum de prestations incluses. Si les heures réellement prestées sont inférieures au maximum prévu, aucun remboursement n’est dû – le forfait est convenu sur base d’un maximum et non d’un exact. Si le maximum est respecté, aucun supplément n’est facturé.

Success Fee

Chaque offre inclut un honoraire de résultat (success fee), dû uniquement en cas de décision positive dans votre dossier. Le montant précis est indiqué dans votre offre d’honoraires personnalisée.

Dépassement du Forfait

375 € TVAC par heure en cas de dépassement du forfait convenu. Une provision complémentaire est demandée sur base des heures supplémentaires estimées. Si les heures effectivement prestées s’avèrent inférieures à l’estimation, le solde non utilisé est remboursé.

Frais & Débours non inclus dans les honoraires

Les honoraires couvrent exclusivement les prestations juridiques et administratives décrites dans l’offre, ainsi que tous nos frais internes. Les éléments suivants restent à votre charge exclusive :

Redevances Administratives : Taxes de la commune, Office des Étrangers, ambassade, consulat, frais de visa, droits de greffe.
Documents & Légalisation : Obtention des documents, légalisation/apostille, traduction jurée, frais d’envoi.

7. Politique de remboursement des honoraires

Principe Général

La provision d’ouverture est non remboursable en principe.

Remboursement Partiel

Possible uniquement si :
(1) arrêt de la procédure dans les 6 mois suivant l’envoi de la liste des documents ET
(2) facturation au taux de 375 €/h HTVA.

Plafond de Remboursement

Maximum 50% des honoraires versés, après déduction du montant de la consultation (toujours due intégralement).

Exclusions – Aucun remboursement dans les cas suivants :

Demande formulée plus de 6 mois après l’envoi de la liste des documents
Impossibilité de poursuivre pour un motif imputable au client (documents non fournis, informations erronées…)
Success fee déjà facturé suite à une décision positive

8. Communication & échanges d’informations

8.1 Notre mode de fonctionnement

E-mails

Pour questions et suivis de dossier. Réponse garantie en 24 à 48h ouvrables (et le jour même en cas d’urgence à préciser dans le mail).

Appel téléphonique inclus

Un appel de maximum 20 minutes est inclus. À préparer en envoyant vos questions par mail au préalable.

Transmission de documents

Par mail, dépôt électronique ou dépôt au cabinet sur rendez-vous.

8.2 Votre rôle

Fournir les informations : Nous transmettre tous les documents et informations nécessaires, de manière complète et dans les délais convenus.
Présence physique : Introduire la demande auprès des autorités lorsque votre présence physique est requise par la loi (introduction du dossier ou commande du titre de séjour).
Réactivité : Répondre rapidement à nos demandes de clarification pour ne pas retarder le traitement de votre dossier.

9 & 10. Paiements, confidentialité & sécurité

9. Difficultés de Paiement

En cas de paiements non effectués dans les délais convenus, le Cabinet se réserve le droit de suspendre ses services. Des modalités de paiement échelonné peuvent être convenues expressément entre les parties.

10. Secret Professionnel Absolu

Conformément à l’article 458 du Code pénal et aux règles déontologiques du Barreau, l’avocat est tenu au secret professionnel de manière absolue et permanente. Cette obligation s’impose à tous les membres et collaborateurs du Cabinet, sans exception et sans limitation dans le temps.

Aucune information communiquée par le client ne peut être divulguée à des tiers, sauf obligation légale expresse ou autorisation écrite du client.

Enregistrement des entretiens & protection des données (RGPD)

Dans le cadre de ses missions, le Cabinet peut enregistrer les entretiens de consultation (en présentiel ou à distance), dans l’unique finalité de générer une transcription permettant la rédaction de la note de consultation. Ces enregistrements sont supprimés dès la note finalisée, conformément au principe de limitation de conservation prévu à l’article 5, §1er, e) du RGPD.

Information préalable : Le client est informé de l’enregistrement avant l’entretien et peut s’y opposer à tout moment.
Droits RGPD : Accès, rectification et effacement (art. 15 à 17 du RGPD) exerçables auprès du Cabinet.
Souveraineté des données : Toutes les données restent soumises au secret professionnel de l’avocat.

11 & 12. Collaboration avec des tiers & prévention du blanchiment

11. Collaboration avec des tiers

Pour certaines prestations spécifiques, le Cabinet peut faire appel à des professionnels extérieurs (traducteurs, experts, confrères spécialisés…). Toute collaboration avec un tiers est systématiquement portée à votre connaissance et s’effectue dans le strict respect de la confidentialité et de vos intérêts.

12. Prévention du blanchiment (Loi du 18/09/2017)

En tant qu’avocats, nous sommes soumis aux obligations légales de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Cela implique notamment l’identification formelle du client, de ses mandataires et bénéficiaires effectifs.

Le client s’engage à fournir spontanément et sans délai tous les documents nécessaires. Nous nous réservons le droit de suspendre notre intervention si ces informations ne sont pas communiquées dans un délai raisonnable.

13. Introduction de la demande auprès des autorités

Pour la majorité des demandes de visa, de séjour, de renouvellement ou de nationalité, la loi impose au client de se présenter personnellement auprès des autorités compétentes (commune, Office des Étrangers, ambassade, consulat).

Le Cabinet ne peut en aucun cas se substituer au client pour cette démarche lorsque sa présence physique est requise.

Pris en charge par le cabinet

Préparation du Dossier : Vérification complète, mise en ordre, inventaire et rédaction du courrier motivé (Sérénité).
Prise de rendez-vous : Aide et conseils pour obtenir un RDV auprès des autorités compétentes, même en cas de difficulté.
Introduction de la Demande : Instructions précises sur les documents à présenter et la procédure à suivre le jour J.
Suivi Post-Introduction : Suivi de votre dossier après l’introduction et relances auprès des autorités (formule Sérénité).

14. Responsabilité limitée & limites par formule

Notre intervention est soumise à une obligation de moyens et non de résultat. Nous nous engageons à défendre vos intérêts avec diligence, compétence et dévouement, en mettant en œuvre tous les moyens légaux et raisonnables à notre disposition. Notre responsabilité professionnelle est couverte par une assurance souscrite auprès d’ETHIAS.

Formule Sécurité – Limites

Le client reste seul responsable de l’introduction de sa demande. Le Cabinet ne peut être tenu responsable des erreurs lors de l’introduction, des informations non communiquées, des décisions des autorités ou des changements législatifs survenus après la remise du dossier.

Formule Sérénité – Limites

Le Cabinet ne peut être tenu responsable des conséquences de dissimulations d’informations, de documents incomplets, du non-respect des recommandations, des décisions souveraines des autorités ou de tout changement de législation en cours de procédure.

15. Obligation d’information du Client

Le client s’engage à informer le Cabinet, spontanément et sans délai, de tout élément nouveau susceptible d’affecter son dossier : changement de situation personnelle, familiale, professionnelle ou administrative, procédure parallèle, décision ou correspondance reçue des autorités.

Notre engagement : vous conseiller en toute transparence et vous alerter sur les risques identifiés. Votre engagement : jouer la carte de la confiance et nous dire toute la vérité. C’est ensemble que nous maximisons vos chances de succès.

16 & 17. Fin de collaboration, archivage & droit applicable

16. Fin de Collaboration & Archivage

À l’issue de notre collaboration, le Cabinet conserve les archives de votre dossier pendant 5 ans. À l’expiration de ce délai, les documents peuvent être détruits sauf demande contraire expresse de votre part. Nous vous recommandons de conserver une copie complète de votre dossier de votre côté.

17. Loi & Juridiction Compétente

Nos relations contractuelles sont régies par le droit belge. En cas de litige, compétence exclusive est attribuée aux juridictions belges compétentes.

Tout différend relatif à l’interprétation ou à l’exécution des présentes conditions générales sera soumis aux tribunaux belges.

Merci de votre confiance

Nous tenons à vous remercier sincèrement de votre confiance en choisissant le Cabinet Halabi & Associés pour vous accompagner dans vos démarches. L’acceptation de ces Conditions Générales marque le début d’une collaboration fondée sur le respect mutuel, la transparence et l’engagement envers l’excellence.

Votre succès est notre priorité, et nous sommes déterminées à œuvrer sans relâche pour atteindre les résultats que vous méritez.

Respect Mutuel : Une relation professionnelle fondée sur l’écoute, la compréhension et la considération de votre situation unique.
Transparence : Une communication claire et honnête à chaque étape, sans surprises ni zones d’ombre.
Excellence : Un engagement constant envers la qualité de nos prestations et la défense optimale de vos intérêts.
Résultats : Une mobilisation totale de notre expertise et de notre énergie pour maximiser vos chances de succès.

Le Cabinet Halabi & Associés – À vos côtés, à chaque étape de votre parcours.