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Le Data Privacy Officer du Cabinet Halabi peut être contacté à l’adresse suivante: eh@avocat-halabi.com
Chez Cabinet Halabi, nous nous engageons à respecter la vie privée des personnes concernées par nos activités, notamment lors de la visite et de l’utilisation du site.
La présente Politique de respect des Données à caractère personnel (ci-après dénommée “la Politique”) décrit comment nous gérons les Données à caractère personnel que nous collectons, que ce soit à partir de formulaires, d’inscriptions sur le site web, d’appels téléphoniques, d’e-mails ou d’autres communications avec vous. Il se peut également que nous collectons certaines données dans le cadre de finalités précises (voir ci-dessous) et via des sources de données externes, comme les Annexes du Moniteur belge, et/ou le registre des personnes morales et la Banque Carrefour des Entreprises pour confirmer les pouvoirs de représentation des gérants ou administrateurs de personnes morales. Nous traitons vos données à caractère personnel conformément à toutes les réglementations applicables en matière de protection des données personnelles.
En acceptant cette Politique, en utilisant les services de Cabinet Halabi, en vous inscrivant à un événement organisé par Cabinet Halabi ou en fournissant d’une autre manière vos données à caractère personnel à Cabinet Halabi, vous reconnaissez et acceptez les termes de la Politique, ainsi que les traitements et les transferts de Données à caractère personnel qui seront effectués conformément à la Politique.
Les Données à caractère personnel que nous collectons à des fins de gestion des relations précontractuelles et contractuelles et de l’exécution de nos prestations juridiques. Elles incluent généralement :
- Vos données d’identification : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, identifiants fiscaux, numéro de registre national.
- Vos données de contact : numéro de téléphone fixe/mobile, adresse e-mail, domicile, adresse physique autre que celle du domicile, adresse IP.
- Les données liées à votre statut personnel (notamment état civil), familial (notamment régime matrimonial), professionnel et patrimonial.
- Vos données bancaires : numéro de compte, extraits de compte
- Les informations relatives au dossier/au litige, y compris les données concernant les condamnations pénales et les infractions liées au client ou à des tiers, ainsi que d’autres catégories spécifiques de données (croyances religieuses ou autres, origine raciale ou ethnique, orientation sexuelle, données de santé et informations sur l’affiliation syndicale).
Pour certains traitements de données, une politique de vie privée spécifique peut s’appliquer.
Nous utilisons ces Données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
- Répondre à vos demandes et communiquer avec vous et d’autres personnes dans le cadre de nos activités ;
- Vous envoyer des informations concernant les événements (y compris une newsletter, avec la possibilité de vous désinscrire) ;
- Vous fournir un support et une assistance dans le cadre de nos services ;
- Vous envoyer des informations importantes concernant les changements apportés à nos services, à nos termes et conditions, ainsi que d’autres informations administratives, ou techniques;
- Prendre des décisions concernant la fourniture de services ;
- Effectuer des enquêtes et des analyses de marché, y compris des enquêtes de satisfaction ;
- Vous fournir des informations marketing (y compris des informations sur nos services ou d’autres services proposés par nos partenaires tiers sélectionnés) conformément à vos préférences exprimées ;
- Vous permettre de participer activement à nos activités, y compris les forums, les discussions, les séminaires, les rendez-vous et autres événements, et gérer ces activités ;
- Résoudre les réclamations ;
- Gérer les relations contractuelles avec nos clients, les candidatures spontanées et les réponses à une offre d’emploi ;
- Gérer les demandes d’accès, de rectification, etc. ;
- Nous avons des obligations légales applicables en matière de secret professionnel et de questions que Cabinet Halabi est tenue de respecter et de répondre envers les autorités administratives ou judiciaires (police, parquet, juge d’instruction et tribunal) dans le cadre d’une procédure pénale ou judiciaire (voir notamment le Code judiciaire et le Code de procédure pénale).;
- Les données que nous traitons dans le cadre d’une mission d’intérêt public, à savoir: se conformer aux lois et obligations réglementaires applicables (y compris les lois extérieures à votre pays de résidence), telles que celles relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, ainsi que pour respecter les procédures judiciaires et répondre aux demandes des autorités publiques (y compris celles extérieures à votre pays de résidence). Cette politique de vie privée spécifique s’applique lorsque nous assistons un client dans la préparation ou la réalisation de transactions concernant : (i) l’achat ou la vente de biens immeubles ou d’entreprises commerciales ; (ii) la gestion de fonds, de titres ou d’autres actifs appartenant aux clients ; (iii) l’ouverture ou la gestion de comptes bancaires ou d’épargne ou de portefeuilles ; (iv) l’organisation des apports nécessaire à la constitution, la gestion ou la direction des sociétés ; (v) la constitution, la gestion ou la direction de sociétés, de trusts, de fiducies ou de constructions juridiques similaires ; ou nous agissons au nom d’un client ou pour le compte de celui-ci dans toutes transactions financières ou immobilières. Dans ce cadre, nous devons réaliser les démarches suivantes:
(i) vous identifier, en tant que client, représentant ou bénéficiaire effectif ; nous collectons pour ce faire une copie de votre carte d’identité ou de tout autre document d’identité probant ;
(ii) déterminer votre profil en termes de « risque de blanchiment » et vous classer dans une catégorie de risque en lien avec notre politique d’acceptation des clients ;
(iii) lorsque les situations particulières prévues par la loi (pays d’origine, difficultés d’identification, relation inusuelle entre le client et l’avocat ou la nature des opérations, personnalité publique ou assimilée) nous imposent une obligation de vigilance renforcée, vous poser toute question que nous estimons pertinente pour nous conformer à nos obligations légales ;
(iii) informer le bâtonnier dès que nous constatons, hors notre mission de défense en justice ou de consultation juridique, des faits que nous soupçonnons être liés au blanchiment des capitaux ou au financement du terrorisme. Le bâtonnier, garant du respect du secret professionnel, transmet le cas échéant la déclaration de soupçon à la CTIF (Cellule de traitement des informations financières), ce dont nous ne pourrons pas légalement vous informer.
- Données liées à nos obligations en matière d’embargos et gel des avoirs (voir notamment législation sur les embargos, notamment les Règlements UE 2580/2001 et 881/2002) :
Les bases légales des traitements sont les suivantes :
- Le consentement de la personne concernée, qui peut être retiré à tout moment (sans remettre en question la licéité des traitements effectués avant ce retrait) (finalités 1 à 9) ;
- Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou à la prise de mesures précontractuelles (finalité 10) ;
- L’intérêt légitime du responsable des traitements (finalité 7) ;
- Une obligation légale (finalités 11 et 12).
Si nous devions collecter d’autres données ou traiter les Données à caractère personnel à d’autres fins que celles mentionnées ci-dessus, nous vous fournirons des informations sur cette nouvelle finalité, ainsi que toute autre information nécessaire avant de commencer le nouveau traitement. Certaines de nos activités sont soumises à des conditions supplémentaires qui peuvent contenir des informations supplémentaires sur la manière dont nous utilisons et divulguons vos Données à caractère personnel. Nous vous recommandons donc de les lire attentivement.
Nous n’utilisons pas de techniques de prise de décision automatisée ayant des effets juridiques ou des conséquences significatives pour les personnes concernées.
Cabinet Halabi peut rendre les Données à caractère personnel accessibles aux personnes et entités suivantes :
- Nos sous-traitants de services tiers externes, tels que des experts, des prestataires de services informatiques, de support, d’hébergement, d’impression et autres fournisseurs similaires, ainsi que des sous-traitants qui nous assistent dans nos activités ;
- Les autorités gouvernementales et les tiers impliqués dans une action en justice ou en vertu d’une obligation légale ;
- D’autres tiers avec lesquels nous pouvons partager des Données à caractère personnel dans le cadre d’une réorganisation actuelle ou proposée, d’une fusion, d’une vente, d’une coentreprise, d’une cession, d’un transfert de portefeuille ou d’une autre transaction liée à tout ou partie de nos activités.
Cabinet Halabi prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux lois et règlements applicables en matière de vie privée et de protection des données. Si vous avez des raisons de penser que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité de vos Données à caractère personnel que vous avez partagées avec nous a pu être compromise), veuillez nous en informer immédiatement.
Lorsque Cabinet Halabi fournit des Données à caractère personnel à un fournisseur de services, ce dernier est sélectionné avec soin et est tenu d’utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel.
Cabinet Halabi prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les Données à caractère personnel traitées sont appropriées, exactes et complètes pour l’utilisation prévue, afin d’atteindre les objectifs décrits dans la présente Politique.
En général, nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire et nous les supprimons dès que la raison de leur collecte n’est plus valide.
- Données traitées pour assurer l’exécution du contrat: Les données des personnes concernées sont conservées pendant 10 ans à compter de la fin de notre mandat, afin de tenir compte de toute éventuelle contestation pouvant survenir pendant cette période. Ce délai pourrait être prolongé en cas de litige en cours.
- Les données traitées en raison d’une obligation légale seront conservées conformément au délai imposé par la loi applicable.
- En matière de prévention du blanchiment, nous sommes tenus de conserver les documents liés aux mesures anti-blanchiment pendant une période minimale de 9 ans (jusqu’en 2019) et ensuite 10 ans (à partir de 2020). Après l’expiration de ce délai, ces données seront systématiquement détruites.
Les données des candidats sont conservées pendant une période minimale de 9 ans (jusqu’en 2019) et ensuite 10 ans (à partir de 2020) après l’envoi de la candidature.
Si vous partagez des Données à caractère personnel concernant d’autres individus avec Cabinet Halabi, vous acceptez : (a) de les informer du contenu de cette Politique de respect des Données à caractère personnel, et (b) d’obtenir le consentement légalement requis pour la collecte, l’utilisation, la divulgation et le transfert (y compris le transfert transfrontalier) des Données à caractère personnel concernant ces individus, conformément aux termes de cette Politique.
Vous avez le droit d’accéder à vos Données à caractère personnel, de les rectifier, de vous opposer à leur utilisation, de demander leur effacement, leur limitation ou leur portabilité dans certaines circonstances. Veuillez nous contacter à l’adresse e-mail eh@avocat-halabi.com en prouvant votre identité avec une copie recto de votre carte d’identité, pour toute demande ou si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre traitement de vos Données à caractère personnel. Veuillez noter que certains droits, tels que le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition ou de portabilité, peuvent être limités en vertu du RGPD ou des lois belges sur la protection de la vie privée.
Nous examinons régulièrement les règles énoncées dans cette Politique et nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à tout moment pour tenir compte des évolutions de nos activités et des exigences légales. Nous vous informerons de ces éventuels changements.
Si vous n’êtes pas satisfait de notre traitement de vos Données à caractère personnel et si vous estimez que nous ne pourrons pas résoudre le problème en nous contactant, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.